비서 (자격증) 준비, 전망 및 시험에 대해 알아볼까요?

 

비서란 무엇인가?

비서라고 하면 우리는 과연 무엇을 떠올릴까요? 회사의 중심에 있는 인물의 잔심부름꾼? 아니면 대표적인 사람의 허드렛일을 하는 사람?

아닙니다. 비서는 기업이나 어떤 조직에 있어서 누구보다 더 꼭 필요한 사람이죠.

비서란 조직의 최고 관리자 또는 최고 경영자를 보좌하여 그들이 의사 결정, 전략 수립 등 자신의 고유 업무에 전념 할 수 있도록 사무행정 및 정보 관리 업무를 담당하는 사람 이라고 할 수 있습니다.
보좌 해야 하는 사람의 일정을 계획하고, 문서작성 및 각종 자료 정리, 대내외 행사 준비, 관련 기관과 연락 사항 전달 등 조력 업무를 수행합니다.
비서는 조력업무보다는 회의 시 필요한 자료를 추출, 기록, 정리, 분류하고 브리핑하기도 하며 전문적인 행정 및 관리의 실무자로서 보좌해야 하는 사람에게 필요한 부분만을 보고하기도 합니다. 기술적인 전문용어도 잘 알아야 하며, 관련 절차들에 대한 지식이 요구되는 직업이라고 할 수 있습니다.

 

 

비서의 종류에 대해 한번 볼까요?

구분	종류	내용
분야	기업 비서	대·중·소기업에서 근무하는 일반 비서를 지칭 (경제, 경영, 인사에 대한 지식과 사무 기술을 필요)
	공공기관 비서	관공서나 공공기관의 책임자를 보좌
	교육연구 비서	학교 행정 업무 책임자를 보좌하거나 학교 부설연구소에서 근무
	의료 비서	종합병원이나 병원 부설연구소, 개인의 사무실에서 근무
	법률 비서	개인 법률사무소나 합동변호사 사무실에서 법률에 관련된 문서를 처리하고 소송문의, 의뢰인 대응
	회계 비서	개인 혹은 합동회계사 사무실에서 근무
	종교 비서	종교지도자의 대외활동을 위한 보좌와 종교단체의 행정직, 금전적인 업무들을 처리
	정치가 비서	국회의원, 지방의회의원 사무실에서 근무
업무 내용	안내 비서	방문객들을 안내하며, 전화 연락업무와 같은 간단한 비서 업무
	서기 비서	총무부 등 그 부서의 업무도 수행하면서 비서 업무
	행정업무지원 비서	비서 업무를 전문화시켜 최고 경영자를 보좌하는 스태프적인 기능만 수행
	문서사무 비서	워드프로세스 센터에서 컴퓨터나 전용 워드프로세서를 사용하여 문서처리 업무
소속 형태	팀소속 비서	조직계통상 비서과(실)에 소속된 비서
	개인 비서	최고 관리자, 중역 등 특정인 한 사람에게 소속된 비서
	복수형 비서	둘 이상의 중역이나 상사에게 소속된 비서
	부서소속 비서	영업부, 총무부, 연구부 혹은 프로젝트 팀 전체에 소속된 비서
	업무 비서	비서의 업무와 다른 고유한 업무를 병행하는 비서
	임시 비서	본래의 비서가 휴가 혹은 결근일 때, 타 부서로부터 파견을 나와서 비서 업무를 수행

 

비서는 어떤 자질을 가지고 있어야 할까요?

민첩성과 침착성

비서는 상사의 측근자로서 또는 회사 안팎의 의사소통의 전달자로서, 필요에 따라 즉시 정보를 제공하거나 사무 처리를 신속하게 할 수 있어야 합니다.

판단력과 조정 능력

비서는 상황과 정보를 신속하게 분석한 후 정확한 판단을 내릴 수 있어야 합니다.

적응력과 융통성

비서는 업무를 통하여 끊임없이 변화를 겪게 되는데, 어떠한 변화에도 신속하고 능동적으로 대처해 나가야 합니다.

기억력

비서는 마치 컴퓨터와 같이 기억, 연산, 출력뿐만 아니라 조정, 제어와 같은 총괄적인 시스템의 역할을 수행해야 합니다.

선경지명과 감수성

업무가 바쁠 때를 예측하고 필요한 사전 준비 작업을 미리 해 두면 효율적입니다.

또, 상사의 지시 이전에 적절한 조치를 취할 수 있도록 평소에 회사의 방침, 목표, 조직의 상황,

상사의 특성, 업무의 처리 절차 등을 파악해야 합니다.

친절함과 기밀성

비서는 누구보다도 사람을 대하는 일이 많기 때문에 모든 사람을 밝고, 명랑하고, 친절하게 응대해서 다른 사람이 회사나 상사에 대하여 호의적인 감정을 가질 수 있도록 해야 합니다.

적극성과 겸손함

상사는 비서가 모든 일을 빈틈없이 처리해 줄 것으로 기대하고 있다. 따라서 비서는 업무에 대한 적극성을 가져야 합니다.

또 때때로 적극성이 지나쳐서 주위의 사람들로부터 부정적인 평가를 받는 경우도 있으므로 적극적이면서도 겸손하고 자중할 줄 알아야 합니다.

책임감과 포용성

비서의 적성 가운데 가장 중요한 기본이 되는 것은 직무 수행상의 책임감입니다.

아무리 많은 지식과 뛰어난 기술을 갖추었다 해도 책임감이 없으면 비서의 업무를 완전하게 수행할 수 없습니다.

정확성과 신뢰성

부정확한 업무 처리는 상사의 업무뿐만 아니라 회사의 이미지, 그리고 회사의 신용까지 영향을 끼치므로 비서는 신속, 정확하게 업무를 처리하는 능력을 갖추어야 합니다.

또, 상사가 비서를 믿고 일을 맡기기 위해서는 신뢰 관계가 먼저 형성되어야 합니다.

충성심과 정직성

충성심은 상사에게 무조건 복종하라는 것이라기보다는 자신의 임무에 최선을 다하여 열심히 하는 것이라고 할 수 있습니다.

또, 업무 처리에 있어 상사의 지위와 입장을 고려하여, 상사의 편에 서서 자신보다는 상사가 돋보이게 앞세우는 태도를 의미합니다.

정직성은 비서뿐만 아니라 모든 인간에게 기본적으로 요구되는 규범입니다.

회사의 규칙과 정책을 준수하고, 뇌물 수수, 거짓 진술, 회사 비품의 개인적인 사용 등과 같은 부도덕한 행동을 하지 않으며, 정당하게 일을 하고 그에 대한 보상을 받는 투철한 직업 정신이 필요합니다.

 

 

비서의 전망 및 장점에 대해 알아볼까요?

취업 분야의 다양성

정치/종교/기업/금융/법률/의료/교육 등 모든 조직에서 비서를 필요로 하므로 적정한 능력을 갖춘

비서는 자기의 관심 분야에 쉽게 취업을 할 수 있습니다.

취업 지역의 융통성

불가피하게 거주지를 옮겨야 할 경우 다른 직업과는 달리 비서직은 다른 지역에서도 비교적 쉽게 새로운 직장을 구할 수 있습니다. 대도시는 물론 지방의 기업체, 연구소 등에서도 경험과 능력이 있는 비서를 원하는 경우가 많습니다.

쾌적한 근무 환경

비서는 최고 관리자와 함께 일하게 되므로 근무 환경이 쾌적하며, 또 매일 접하는 사람들이 회사 내외의 관리자의 지위에 있는 사람들이기 때문에 근무 환경 못지 않게 중요한 사람들과 교류를 맺는다는 심리적 만족감을 갖게 됩니다.

다양한 업무

일반 사무직이 대부분 단순한 업무를 수행하는 데 비하여, 비서직은 손님응대, 문서 사무, 회의, 출장 준비 등 업무 내용이 다양합니다. 파디, 기념행사, 회의 등 각종 주요 행사들을 준비해야 하는 비서들은 많은 사람들을 만날 기회가 빈번하며 뿐만 아니라 조직이나 회사를 위하여 중요한 업무를 수행하는 상사화 함께 일한다는 성취욕구에 대한 만족도를 가질 수 있습니다.

높은 수준의 보수와 인정

일반적으로 비서의 보수는 일반 사무직원들보다 높습니다. 특히 경험이 많은 비서는 외국어 사용 능력, 기획력, 문서 관리 능력 등을 다양하게 갖추고 있으므로 많은 보수를 받습니다. 또, 직원의 인사에 영향을 줄 수 있는 위치의 경영자를 보좌하기 때문에 비서의 능력이 뛰어날 경우에는 비교적 쉽게 인정을 받을 수 있습니다.

비서의 전망

우리나라도 비서에 대한 중요성이 최근에야 인식되기 시작했으며, 기업의 국제화 및 외국기업의 국내진출 등으로 인해 외국어 능력을 갖춘 비서에 대한 수요가 증가하고 있는 추세입니다.

특히 전문 비서는 소속된 기관에 따라 세분화되기도 하며, 국내외 일반 기업 및 정보기관, 언론계 등 넓은 분야로 진출할 수 있습니다.

 

비서 시험 일정

종목	회별	검정방법	등급	원서접수	시험일자	발표일자
비서	1회	필기	1·2·3급	04.21~04.27	5.14	6.02
	2회	필기	1·2·3급	10.20~10.26	11.12	12.01

 

비서 시험 과목

등급	시험방법	시험과목	출제유형	시험시간
1급	필기시험	비서실무	객관식 80문항	80분
		경영일반
		사무영어
		사무정보관리
	실기시험	워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일	선택종목 기준 따름
2급	필기시험	비서실무	객관식 80문항	80분
		경영일반
		사무영어
		사무정보관리
	실기시험	워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일	선택종목 기준 따름
3급	필기시험	비서실무	객관식 80문항	60분
		사무정보관리
		사무영어
	실기시험	워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사 종목 중 택일	선택종목 기준 따름

 

응시자격

응시자격에는 제한이 없으며, 연력, 학력, 경력, 성별, 지역 등에 제한을 두지 않습니다.

필기 시험시간

- 1급 : 09:15 ~ 10:35(80분)

- 2급 : 11:05 ~ 12:25(80분)

- 3급 : 09:15 ~ 10:15(60분)

합격기준

- 필기 : 매 과목 100점을 만점으로 하여 40점 이상, 전 과목 평균 60점 이상 - 실기 : 선택 종목(워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사)의 합격결정기준에 따름

검정 수수료

- 필기 : 14,000원 - 실기 : 선택 종목 검정 수수료

응시자격

비서 실기 종목은 합격한 비서 필기 급수에 해당하는 비서 실기 선택(면제)종목 중 택일하여 선택한 종목 정기검정 실기 때 접수하여 응시, 합격하면 비서 자격 취득으로 인정합니다.

비서 필기 합격년도에 따른 비서 실기 선택(면제)종목은 아래 표를 참고하시기 바랍니다.

또한 기존 자격 취득자(워드프로세서, 컴퓨터활용능력, 한글속기, 전산회계운용사)는 비서 실기 면제가 가능합니다.

비서 선택종목 기 자격취득자가 비서 실기를 면제 받고자 하면 비서 필기 유효기간 내에 상공회의소 방문 신청해야 함

국가기술자격법 개정에 따라 2012년 1월 1일 이후 비서실기 선택(면제)종목이 변경됩니다.

자격 종목	2012년 이후 비서 실기 선택(면제) 종목
비서 1·2·3급	워드프로세서(구 1급)
	컴퓨터활용능력 1·2급
	한글속기 1·2·3급
	전산회계운용사 1·2·3급 중 택일

 

자격증은 많이 따기 보다는 본인이 취업이나 창업을 위해 꼭 필요한 자격증을 위해 도전하는 사람이 되는 것이 제일 성공하는 길입니다.

자격증에 대한 더 많은 정보로 여러분들을 찾아 가겠습니다. 주딩이의 블로그에서 많은 정보 얻어 가세요.